Privacyverklaring

YourPaz hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beschermen en welke rechten u heeft. Deze verklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Uitvoeringswet AVG.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

• Bedrijfsnaam: YourPaz (handelsnaam van J. van der Z.)
• E-mail: info@yourpaz.com
• Website: https://yourpaz.com
• Vestigingsland: Nederland

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verwerken de volgende categorieen persoonsgegevens:

2.1 Accountgegevens

• Volledige naam
• E-mailadres
• Wachtwoord (gehasht opgeslagen, nooit in platte tekst)
• Profielfoto (optioneel)
• Taalvoorkeur en tijdzone

2.2 Gebruiksgegevens

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Apparaatinformatie (besturingssysteem, schermresolutie)
• Datum en tijdstip van toegang
• Bezochte pagina's en gebruikte functionaliteiten
• Sessieduur en klikgedrag

2.3 Content en taakgegevens

• Taken, notities en projecten die u aanmaakt binnen de Dienst
• Bestanden en bijlagen die u uploadt
• AI-prompts en -gesprekken die u voert binnen de Dienst
• Agenda-items en herinneringen

2.4 Betalingsgegevens

• Abonnementstype en -status
• Facturatiegeschiedenis
• Betaalgegevens worden door onze betaaldienstverlener Mollie verwerkt; YourPaz slaat geen creditcardnummers of bankrekeningnummers op

3. Doeleinden en rechtsgrondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de aangegeven rechtsgrondslagen:

3.1 Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)

• Het aanmaken en beheren van uw Account
• Het leveren van de Dienst, inclusief AI-functionaliteiten
• Het verwerken van betalingen en het beheren van Abonnementen
• Het bieden van klantenondersteuning
• Het versturen van serviceberichten over uw Account en Abonnement

3.2 Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

• Het verbeteren en optimaliseren van de Dienst
• Het waarborgen van de beveiliging van de Dienst en het voorkomen van fraude
• Het analyseren van gebruikspatronen voor productontwikkeling (geanonimiseerd)
• Het beschermen van onze rechten en eigendommen

3.3 Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

• Het plaatsen van niet-functionele cookies (zie ons Cookiebeleid)
• Het versturen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie (alleen na uitdrukkelijke opt-in)

3.4 Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)

• Het voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
• Het voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten

4. AI-verwerking en transparantie

YourPaz hanteert een EU-first AI-strategie. AI-verwerking vindt standaard plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER), ofwel lokaal via Ollama op onze eigen infrastructuur, ofwel via de EU-endpoint van Mistral AI in Frankrijk. In de modus "Privacy Max" kunt u AI-verwerking volledig tot Ollama beperken, zodat er geen data uw eigen omgeving verlaat.

YourPaz maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om u productiviteitsfuncties aan te bieden. Het is belangrijk dat u begrijpt hoe uw gegevens in dit kader worden verwerkt:

4.1 Mistral AI (EU-endpoint)

Voor geavanceerde AI-functies maakt YourPaz gebruik van de Mistral AI API via de EU-endpoint (api.mistral.ai). Mistral AI SAS is gevestigd in Parijs (Frankrijk) en valt onder EU-jurisdictie en de AVG; als Frans bedrijf is Mistral niet onderworpen aan de Amerikaanse CLOUD Act. Standaard worden uw data gehost binnen de Europese Unie. Mistral verwerkt deze gegevens als subverwerker namens YourPaz en gebruikt uw gegevens niet voor het trainen van hun eigen modellen.

Volgens Mistral's eigen documentatie kunnen, afhankelijk van de gebruikte features, in uitzonderlijke gevallen gegevens tijdelijk worden doorgegeven aan subverwerkers buiten de EER. Voor deze doorgiften hanteert Mistral Standard Contractual Clauses (SCC's) conform artikel 46 AVG. De actuele subverwerkerslijst van Mistral is publiek beschikbaar op trust.mistral.ai/subprocessors.

Wilt u absoluut uitsluiten dat data uw infrastructuur verlaat? Activeer dan de modus Privacy Max in Instellingen → AI. In deze modus wordt Mistral uitgeschakeld en draait alle AI lokaal via Ollama.

4.2 Ollama (lokale verwerking)

Waar mogelijk biedt YourPaz de optie om AI-modellen lokaal te draaien via Ollama. Bij lokale verwerking verlaten uw gegevens uw eigen apparaat niet. YourPaz stimuleert het gebruik van lokale verwerking voor privacy-gevoelige taken.

4.3 Wat wij niet doen

• Wij gebruiken uw Content niet om AI-modellen te trainen
• Wij verkopen uw gegevens niet aan derden
• Wij delen uw Content niet met andere Gebruikers, tenzij u dit expliciet configureert (bijvoorbeeld bij teamfuncties)

5. Subverwerkers

Wij maken gebruik van de volgende subverwerkers voor het leveren van de Dienst:

Met alle subverwerkers zijn passende verwerkersovereenkomsten gesloten. Een actuele lijst van subverwerkers is op te vragen via info@yourpaz.com.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt:

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van uw Account plus 30 dagen na verwijdering voor technisch herstel.
• Content en taakgegevens: gedurende de looptijd van uw Account. Bij opzegging wordt Content na 90 dagen definitief verwijderd, tenzij de Gebruiker eerder om verwijdering verzoekt.
• Gebruiksgegevens en logs: maximaal 12 maanden, daarna geanonimiseerd of verwijderd.
• Betalingsgegevens: 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
• AI-gespreksgeschiedenis: maximaal 90 dagen voor servicelevering, daarna verwijderd tenzij door de Gebruiker opgeslagen als notitie of taak.

7. Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (artikel 15 AVG): u kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie (artikel 16 AVG): u kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering (artikel 17 AVG): u kunt verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid").
• Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): u kunt verzoeken om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG): u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (JSON/CSV) te ontvangen.
• Recht van bezwaar (artikel 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking.

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@yourpaz.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek, overeenkomstig de wettelijke termijn. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn met maximaal 60 dagen worden verlengd, waarvan wij u tijdig op de hoogte stellen. Wij kunnen u om aanvullende identificatie vragen om uw identiteit te verifieren.

Account en gegevens verwijderen: u kunt uw account en de daaraan gekoppelde persoonsgegevens op elk moment zelf verwijderen — in de app onder uw account-instellingen, of door een verzoek te sturen naar info@yourpaz.com vanaf het e-mailadres van uw account. Na verwijdering worden uw account en de bijbehorende gegevens (waaronder taken, notities, projecten, bestanden en spraakopnames) permanent uit onze systemen verwijderd. Gegevens die wij wettelijk verplicht zijn te bewaren (zoals factuurgegevens) bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn en verwijderen wij die daarna.

8. Cookies

YourPaz maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieen. Voor uitgebreide informatie over welke cookies wij gebruiken en hoe u uw voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

9. Beveiliging

YourPaz neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. De maatregelen die wij treffen omvatten onder andere:

• Versleuteling in transit: alle communicatie tussen uw apparaat en onze servers verloopt via HTTPS/TLS 1.2+.
• Versleuteling in rust: gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen in de database.
• Field-level encryption: bijzonder gevoelige gegevens zoals API-sleutels en tokens worden op veldniveau versleuteld met AES-256.
• JWT-authenticatie: veilige sessiebeheersing via JSON Web Tokens met korte geldigheidsduur en refresh-mechanisme.
• Wachtwoorden: opgeslagen met bcrypt hashing met een hoog cost-factor.
• Toegangscontrole: strikt rolgebaseerde toegang tot systemen en gegevens (principle of least privilege).
• Monitoring: continue monitoring op verdachte activiteiten en mogelijke beveiligingsincidenten.

Ondanks deze maatregelen is geen enkele methode van elektronische opslag of overdracht volledig veilig. Mocht u een beveiligingslek ontdekken, neem dan onmiddellijk contact op via info@yourpaz.com.

10. Doorgifte buiten de EER

YourPaz hanteert een EU-first strategie: uw persoonsgegevens worden standaard verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). De primaire opslag en alle lokale AI-verwerking (Ollama) vinden plaats op onze eigen infrastructuur binnen de EU (bij Hetzner Online GmbH, Duitsland).

Voor cloud-AI gebruiken wij uitsluitend Mistral AI (Frankrijk) via hun EU-endpoint. Mistral hanteert EU-hosting als standaard. Volgens de eigen documentatie van Mistral kunnen bepaalde features er in uitzonderlijke gevallen toe leiden dat gegevens tijdelijk door subverwerkers buiten de EER worden verwerkt. Voor dergelijke doorgiften zijn Standard Contractual Clauses (SCC's) overeengekomen, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914).

Indien u doorgifte buiten de EER volledig wilt uitsluiten, kunt u in Instellingen → AI de modus Privacy Max activeren. In deze modus wordt Mistral uitgeschakeld en verloopt alle AI-verwerking via lokale Ollama, waardoor uw data onze eigen infrastructuur niet verlaat.

Onze hosting- en opslaginfrastructuur draait bij Hetzner Online GmbH in Duitsland (EU); er wordt geen CDN of edge-netwerk buiten de EER gebruikt.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

YourPaz kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de Dienst, wetgeving of onze verwerkingspraktijken. Substantiele wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding per e-mail of via de Dienst aan u gecommuniceerd. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website met vermelding van de datum van de laatste wijziging.

12. Contact en klachten

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

• E-mail: info@yourpaz.com
• Website: https://yourpaz.com

Wij streven ernaar uw verzoek of klacht binnen 30 dagen af te handelen. Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet op een correcte manier verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):

• Autoriteit Persoonsgegevens
• Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
• Telefoon: 088 - 1805 250
• Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl